「初任主管必備管理技能系列－有效的教導」[解答]@e等公務園+e學中心

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問：下列是教導部屬電話禮儀的流程，請幫蔡科長按照順序排列。 A.示範接電話時的各種應對方式。 B.讓部屬實際操作，並從旁指導。 C.說明電話禮儀的重要性，以及學會後對自己的好處。

v 　 B→C→A

  　 C→A→B

  　 A→B→C

   

問：下列哪些是教導年輕部屬時的難點？

v 　 了解許多最新科技，電腦也比我強，會覺得我跟不上時代。

  　 雖然經驗豐富，但不太容易接受改變。

  　 會倚老賣老，對我不甚尊重。

v 　 什麼都不懂，很多基本的事都要重頭教。

   

問：諾婷告訴你，當開檢討會議時，其實她並沒有完全理解你所說的話，她覺得自己很笨。此時身為主管的你，該怎麼回答她呢？

  　 人各有志，如果你覺得自己不適合，我就幫你申請輪調吧！

  　 你不笨，你只是需要比別人更多的時間去理解而已，我再跟你說一次，你一定要記著，當民眾對我們抱怨時，我們應該要特別小心注意，還有應對時應該......

v 　 你先別急著下定論，你會聽不懂也許是因為我表達得不夠清楚，或者一次講的太快太多了，我們一起去吃午餐，順便幫你釐清你的問題吧！

   

問：下列哪些是教導停滯不前的部屬時，常面臨的困難？

  　 部屬一心想求表現，卻常忽略重要細節。

v 　 部屬胸無大志，只想在組織裡安身立命。

  　 部屬常搞不清楚工作重點就一頭栽入，平白浪費時間。

v 　 部屬已瀕臨退休，或本身為約聘人員，對晉升和加薪不抱任何期望。

   

問：下列哪些是教導缺乏信心的部屬時，容易遇到的難點？

  　 對事情還一知半解就認為自己已經懂了，輕估了認真學習的重要。

v 　 總是害怕失敗，不敢挑戰新事物。

  　 把事情看得太容易，並常以自己原有的錯誤觀念去解讀主管教授的內容。

v 　 還沒學習就主觀認為事情很難，自己一定學不會。

   

問：下列哪些是主管在教導部屬時常犯的錯誤。

v 　 未妥善安排時間教導部屬。

  　 讓部屬幫忙分擔自己的工作。

v 　 將教導部屬的工作推給別人。

  　 把教導部屬看得比自己的事還重要。

   

問：最近組織的案量有點大，而且其中有不少都是重量級的案子，此時身為主管的你該如何分配工作呢？

  　 這麼重要的事還是全部請最有經驗的吳大志和績效一流的游品衛來處理吧！

v 　 請大志帶愛佳、品衛帶諾婷，協助他們一起處理難度較高的公務。

  　 交給愛佳和諾婷好了，雖然他們的能力好像不太足夠，但我應該要平均分配工作才對。

   

問：辛先任最近常熬夜加班到很晚，工作績效卻不如預期，如果你是蔡科長，你會如何教導他呢？

  　 說服他放棄手上的工作請別人代勞。

  　 把他罵得狗血淋頭激勵他更加努力。

  　 鼓勵他最好連週末都去加班，以提升績效。

v 　 肯定他的努力，並協助他找出績效差的原因。

   

問：下列何者為指導部屬時較好的方式？

  　 為什麼你總是說不聽呢？不是教過你會議前要做好準備，不斷模擬練習，設想與會人員會問的問題，預先想好答案，遇到不懂的事要問，不要不懂裝懂，也不要一知半解就......

  　 我只能說你真是無藥可救了，下次這麼重要的會議還是請大志去參加好了，免得你老是丟組織的臉。

v 　 待會兒會議結束後來我的辦公室，我們必須好好談談該怎麼解決這件事。

   

問：今天同樣身為主管的陳科長，向你抱怨教導部屬很累人，你該如何規勸他呢？

v 　 以中長期眼光來看，教導部屬可為主管創造更多時間呢！

  　 教導部屬不是主管的責任，主管平常要承受的壓力已經夠大了，不應該再煩惱這些事。

v 　 如果主管時間不夠，大可請其他資深部屬幫忙教導，自己再從旁協助即可，但絕不能放棄教導。

v 　 透過教導，主管不但能為自己培養接班人，還可重新整理與歸納出自己的知識與經驗，讓自己更上層樓喔！

   

問：下面是蔡科長學會綁鞋帶的過程，她寫在不同的紙上被風吹亂了，請幫她按照順序重新排列。 A.父母告訴我，上學後鞋帶掉了沒人幫忙綁容易跌倒，因此想教我如何綁鞋帶。 B.父母看著我練習，並從中給予指導，我一點一滴學會了綁鞋帶的方法。 C.父母示範了好幾次綁鞋帶的方法給我看，有時還拉著我的手一起試試看。

v 　 A→C→B

  　 C→B→A

  　 A→B→C

   

問：德高望重的吳大志不小心在公務上犯了一個大錯誤，身為主管的你，應該如何處理呢？

v 　 私底下針對他的錯誤給予糾正。

  　 當眾指謫吳大志，避免他倚老賣老。

  　 藉機諷刺吳大志，以提升自己在組織中的地位。

v 　 向他請教解決問題的方案，並協助他彌補自己所犯下的錯誤。

   

問：身為一位主管，在教導部屬前應該具備的條件是什麼？

  　 花言巧語、似是而非。

v 　 以身作則，當部屬們的榜樣。

v 　 勇於向部屬承認錯誤，並且改過。

  　 威風四面，作風嚴厲，讓部屬敢怒不敢言。

   

問：若蔡科長執迷不悟，不願意教導部屬，9年後的她可能面臨下列哪一種處境呢？

  　 工作雖多，但有許多人幫忙分擔。

v 　 工作太多，卻沒人可幫忙分擔。

  　 工作越來越少，自己也越來越輕鬆。

   

問：下列是蔡科長常對部屬說的話，請找出她所犯的錯誤。蔡科長：已經教過你很多次了，為什麼還是做錯呢？不是跟你說過這個客戶注重些什麼，還有那個機關一向喜歡那樣嘛！如果你總是這副唯唯諾諾的樣子，怎麼能夠贏得他們的信任……(蔡科長又急又快地說了一堆話)

v 　 蔡科長一次教授太多內容了。

v 　 蔡科長未先反省自己，找出教導無效的真正原因。

  　 蔡科長對部屬不夠嚴厲，總是放任他們隨心所欲。

v 　 蔡科長教導時沒有注意到自己的語調、語速，以及音量。

   

問：身為主管的你，若有一天要提拔下列其中一位部屬擔任管理職，你會選誰呢？

  　 辛先任：我做事總是衝第一，而且充滿幹勁，可以把其他人遠遠拋在腦後。

  　 王愛佳：我喜歡讓大家盡情發揮，然後保留更多時間陪伴家人和孩子。

v 　 游品衛：為了組織整體績效，我必須想辦法提升其他職員的素質。

  　 吳大志：我這麼有經驗，一人當關，萬夫莫敵，組織有我就夠了。

   

問：請看下列蔡科長對部屬所說的話，並找出蔡科長所犯的錯誤。蔡科長：我先警告你，這次的報告你不要再搞砸了，否則今年的考績你自己看著辦！

v 　 一昧威脅部屬，卻未給予部屬任何指點。

v 　 未深入了解部屬的需求，給予部屬安全感。

  　 給部屬的工作太容易了，無法激發部屬的潛能。

v 　 對部屬沒有信心，造成部屬對自己的信心大減。

   

問：吳大志常常遲到，並認為這沒什麼大不了的，請選出吳大志會有這些偏差觀念的主要原因。

  　 主管教導有方。

  　 主管畏懼部屬。

  　 主管嚴以律己。

v 　 主管未以身作則。

   

問：下列哪些是衝過頭的部屬常會犯的錯誤？

v 　 一心想求表現，卻常忽略重要細節。

  　 胸無大志，只想在組織裡安身立命。

v 　 還搞不清楚工作重點就一頭栽入，平白浪費時間。

  　 瀕臨退休，或本身為約聘人員，對晉升和加薪不抱任何期望。

   

問：辛先任告訴你，他所接的新專案，是過去不曾接觸過的，想請你給他一些建議。此時身為主管的你，該如何回答辛先任呢？

v 　 好的，但我現在在忙，你下午四點再過來找我討論好嗎？

  　 你工作也有一段時間了，卻連這麼基本的事情都不會，真是讓我失望。

  　 對不起，我不知道你不熟悉這個專案，我會把它轉給大志，你之後不用再負責了。